To jest stara wersja strony!


Akcja Znicz

Wstęp

Dokument ten jest zwikowaną wersją podręcznika do organizacji Znicza, opracowanego na podstawie wcześniejszej wersji Wskazówki dla organizatora akcji "Znicz"

Co i kiedy

Jeśli czytasz ten dokument po raz pierwszy, a jest już 15 października – odpuść sobie stawianie akcji „Znicz”. Nawet jeśli się uda, to będzie Cię to kosztowało więcej nerwów, niż jest warte. Za organizowanie akcji należy zabrać się najpóźniej w połowie września.

Jak

O tym właśnie jest ten dokument. Napisaliśmy go dość łopatologicznie, więc nie należy się zniechęcać długością. Zawiera on doświadczenia z akcji w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 organizowanych odpowiednio przez Krzysztofa Widłaka, Maćka Godka i Pawła Lubańskiego.

Jeśli jesteś organizatorem – po akcji można, a nawet należy zaktualizować ten przewodnik i uzupełnić go o swoje doświadczenia. Podczas organizacji należy zadbać o dwa ważne obszary: organizację stoiska oraz formalności.

Strona organizacyjna

Wybór cmentarza i miejsca

Przygotowania warto zacząć od zastanowienia się nad wyborem cmentarza. Jak dotąd stawialiśmy akcje na małym Cmentarzu Wawrzyszewskim i wielkim Cmentarzu Bródnowskim. Pierwszy miał tę zaletę, że byliśmy tam jedynymi harcerzami. Na Bródnowskim był za to istotnie większy ruch. Można też spróbować robić akcję na dwóch cmentarzach.

Oczywiście na cmentarzu należy również wybrać stoisko. Zwykle robi się to ostatecznie dopiero przy składaniu wniosku, ale już wcześniej warto ściągnąć z internetu mapki z organizacją ruchu wokół cmentarza i zastanowić się nad najlepszymi punktami. Ogólna zasada jest taka, że im większy strumień ludzi tym lepiej i im mniej harcerzy przed nami w tym strumieniu tym lepiej. Dlatego najlepsze są miejsca przy bramie (dużo ludzi) oraz blisko przystanków (dużo ludzi, a na dodatek jesteśmy pierwszymi harcerzami po drodze), przy czym te blisko przystanków są bardziej osiągalne. Istotne jest, aby znajdowały się one przy głównym szlaku, którym podążają ludzie. Warto też pytać przy załatwianiu miejsca, gdzie zwykle jest najwięcej harcerzy i unikać tych obszarów.

Może się zdarzyć tak, że zarządzanie miejscem przy cmentarze rządzi się „swoimi prawami” i w związku z tym dostaniemy coś na odczepne. Wtedy warto uczynić z tego miejsca bazę wypadową dla desantów. Ze względu na to warto też załatwiać miejscówkę nawet i rok wcześniej. Polecam upatrywanie takiego miejsca podczas samego Znicza.

Ważny też jest też fakt, iż istnieją stali klienci harcerzy, którzy zapamiętują gdzie w zeszłym roku kupowali i właśnie tam nas szukają.

Planowanie akcji

Na początek podam podstawową zasadę organizacji Znicza. Oczywiście tak, da się go postawić od strony organizacyjnej prawie wyłącznie w 1 osobę, tylko po co? Nie szkoda nam czasu? Głównoorganizujący jest od myślenia, nie od biegania za drobiazgami. Doświadczenia pokazują, że im bardziej zleci się twarde rzeczy i zostawi sobie myślenie nad strategią efektywnego zarobku i koordynowaniem działań, tym wyższe zarobki z Akcji Znicz.

Warto na samym początku zastanowić się również, jaki charakter będzie miała akcja: ile dni będzie trwała, na ile ludzi można liczyć i tak dalej. W 2010 akcja trwała dwa dni, niedzielę i poniedziałek (1). W 2011 akcja obejmowała aż cztery dni: sobotę, niedzielę, poniedziałek i wtorek (1). Największy urobek był 1 XI we wtorek, za to w sobotę był prawie zerowy. W 2012 akcja była dwudniowa, zaobserwowano, że na cmentarzu Bródnowskim największy ruch i utarg był 1 XI (piątek) w godz 10:00-15:00, a w sobotę już z 5 krotnie mniejszy.

Obserwacje z 2013, cmentarz Bródnowski:

  • 1 XI (pt) obrót 4600 zł (bez desantów)
  • 2 XI (sob) obrót 3750 zł (ze stolikiem i desantami)
  • 3 XI (nd) obrót 1350 zł (?)

„(1 XI) Ruch zaczął się przed 8. Największy był ok. 10-13. W okolicach 14 nastąpiła przerwa obiadowa i nie przychodził prawie nikt. Potem ruch utrzymywał się na niskim poziomie do wieczora. Po zmroku cmentarz ma dodatkowy urok, toteż na pewien czas ruch się jeszcze zwiększył, po czym stopniowo spadał, aż daliśmy sobie spokój koło 20.”

Organizatorze, przemyśl dobrze swoje plany pod tym kątem! Być może w niektóre dni nie warto rozkładać stoiska, a na inne warto rozłożyć nawet dwa stoiska.

Zakup zniczy

Nie święci znicze lepią, ale harcerze też nie. Trzeba je więc kupić. Tym również warto zająć się odpowiednio wcześniej, co najmniej na dwa tygodnie przed akcją. Pierwsze pytanie, to za ile. Na Bródnowskim kupiliśmy znicze za 3000 zł i musieliśmy dowozić dwa razy. W sumie wyszło ok. 4000 zł. Na Wawrzyszewskim kupiliśmy za 660 zł i dokupowaliśmy trzykrotnie, w sumie ok. 1500 zł. W 2012 kupiliśmy od razu zniczy za 6000 zł i oddaliśmy z powrotem bez problemu ok. 30%. Wniosek: nie bać się zamówić sporo zniczy. Współpracowaliśmy jak dotąd z dwoma hurtowniami:

  1. Abart Marki. (http://www.znicze.com.pl) Pod względem wyboru i cen jest akceptowalna. Należy opłacić znicze z góry. Zwracają 70% pieniędzy za nienaruszone zgrzewki zniczy. Podobno mają zniżki dla harcerzy, jeśli zamówić u nich odpowiednio wcześniej.
  2. Florada Zielonka. (http://www.florada.pl, mail: biuro@florada.pl) Ta hurtownia jest o tyle nietypowa, że daje harcerzom znicze w komis, to znaczy płacimy za nie po akcji. Na dodatek dowożą znicze na wybrane miejsce. Mogą dowieźć na cmentarz w przeddzień akcji, ale my umówiliśmy się na dostawę do magazynka w Staszicu (w 2012 pod hufiec). Ich wada jest taka, że oficjalnie przyjmują zwroty maksymalnie w ilości odpowiadającej 10% wartości zamówienia. Nieoficjalnie wiadomo (od innych harcerzy), że przyjmują i więcej (sprawdziliśmy, że się da ok. 30%),warto jednak być tu ostrożnym. Ważne: ta hurtownia nie zawsze jest otwarta 1 XI. Trzeba to sprawdzić przed akcją.

Dobrze za każdym razem zrobić ponowne rozeznanie w ofertach hurtowni i poprosić je o aktualne cenniki. Dobrze też, jeśli informacje o cenach hurtowych znajdą się na stoisku, ale o tym dalej. Znicze można składować w magazynku w Staszicu. Aby uniknąć kłopotów jeśli zjawimy się w magazynku późnym wieczorem (po 22), można udać się do p. dyrektor po zgodę na dostęp do magazynka w tych godzinach. To rozwieje wszelkie wątpliwości u ciecia. Można też dogadać się z jakąś osobą mieszkającą blisko cmentarza i składować znicze u niej. Poza tym wielu harcerzy po prostu nocuje ze swoimi zniczami na stoisku albo zostawia je w wynajętym samochodzie dostawczym na terenie cmentarza. W 2013 roku skorzystaliśmy z tego pomysłu. Najpierw składowaliśmy znicze w hufcu, a następnie nocowaliśmy z nimi przez 3 noce w dyszce pod Bródnowskim.

Ciekawym pomysłem, ale jeszcze nie sprawdzonym jest hurtowy zakup zniczy dla rodziców harcerzy i znajomych. Ma to te zalety, że dzięki temu rodzice oszczędzają na zniczach, które i tak by kupili, oraz wspierają działalność drużyny, dzięki czemu możliwe, że w ciągu roku harcerskiego również mniej wydadzą.

Problem polega na tym, że trzeba by się rozeznać w preferencjach rodziców i naszych znajomych, bo jednak ostatnio zdobywane znicze do najładniejszych nie należały.

Wybór zniczy

Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że małe znicze sprzedają się w największych ilościach i dają największe marże, ale warto kupić też trochę zniczy dużych, bo ludzie o nie pytają. Poza tym popularne są znicze gliniane („gliniaki”, „kopciuchy”). Ludzie często pytają też o wkłady do zniczy w różnych rozmiarach. Ogólnie ważna jest różnorodność. Przyjęliśmy też strategię, że trzymamy się zniczy o prostych, klasycznych kształtach i kolorach (miodowy, czerwony, biały), ponieważ lepiej pasują do harcerskiego stoiska.

Białych zniczy zwykle dużo zostaje pod koniec akcji. Statystyki pokazują, że ok. 50% zniczy na grobach to znicze białe, 40% czerwone, 8% zółte i mniej więcej można się takich proporcji trzymać. Przy czym niewiadomo, czy czasem nie wynika to z faktu, że białych i czerwonych jest najwięcej na rynku. Warto spróbować przechylić proporcję trochę na korzyść kolorowych zniczy. Klienci poszukują też zniczy tzw. zalewanych, gdyż palą się one zdecydowanie dłużej. Warto mieć je w różnych rozmiarach i dużych ilościach. Z czego nieduże P6 schodziły swego czasu jak ciepłe bułeczki i były różnokolorowe.

Można kupić długie zapałki zniczowe, chociaż zwykle nie ma na nie szału. Warto też z wyprzedzeniem kupić tanie zapałki w Biedronce w dużych ilościach (rzędu 400-500 pudełek). W 2011 nakleiliśmy na nich nasze logo i adres strony z informacją o tym, jak przekazać 1% na rzecz drużyny. To fajny pomysł, aby dorzucać firmowe zapałki, jednak sprawdzono, że wielkich korzyści z tego nie ma. Być może inaczej by to działało na rodziców harcerzy.

Warto też pamiętać, że im później zamówimy znicze w hurtowni, tym większy będziemy mieli problem ze zdobyciem konkretnych ich rodzajów, bo będą poprzebierane.

Grafik i ludzie

Akcja oczywiście nie ma szans się odbyć bez ludzi, którzy by stali na stoisku. Powstała koncepcja, żeby wprowadzić podział pracy: wędrownicy przede wszystkim organizują akcję, a harcerze młodsi i zuchy stoją na stoisku. Podział ten ma swoje uzasadnienie, gdyż klienci chętniej kupują od słodkich małych harcerek, niż od dorosłych, którzy na dodatek mogą się podszywać pod harcerzy. Organizator akcji powinien skoordynować udział drużyn młodszych w akcji. Jest to niezwykle ważne np. w 2012 roku zdaje się, ze tylko dzięki kilku dziewczynkom z Puszczy cokolwiek zarobiliśmy 2 dnia akcji! Doświadczenie pokazuje, że samo „kopanie” drużynowych może nie wystarczyć do zebrania zadowalającej ilości harcerzy. Wypada bardziej zaangażować się w przedsięwzięcie i zorganizować np. część zbiórki o gospodarności – w kontekście Znicza. Poza tym prawdopodobnie dużo da sama rozmowa z rodzicami i zmiana ich myślenia a propos 1XI. (W końcu to dość głupie pchać się na cmentarze wtedy kiedy są tłumy, kiedy obejście ich zajmuje pół dnia. To chyba ma być okres zadumy, nie? Poświęcony pamięci zmarłych, a nie żywych. Lepiej pojechać 2 dni wcześniej lub później i więcej czasu spędzić na tym na czym się powinno. PLub)

  • Warto wcześnie (3 tygodnie przed akcją?) przypomnieć wędrownikom i drużynowym drużyn młodszych o akcji i zacząć zbierać zgłoszenia.
  • Sensowne ułożenie grafiku wymaga wbrew pozorom trochę czasu i pracy.
  • Potrzebni są w czasie akcji zaopatrzeniowcy z samochodami do rozłożenia i zwinięcia stoiska. Potrzebny jest też dyżurny kierowca (lub kierowcy), dysponujący gotówką, który pojedzie po znicze w razie potrzeby.
  • W jednej chwili na stoisku powinny być 2-4 osoby, przy czym warto uwzględnić zmiany ruchu przy cmentarzu. Dużym błędem jest niedostateczne obsadzenie stoiska 1 XI.
  • Najpóźniej 3 dni przed akcją grafik musi być wysłany ludziom, żeby każdy wiedział, kiedy ma stać. A najlepiej warto mieć go tak tydzień wcześniej i każdego osobiście spytać, czy potwierdza swoje przybycie.
  • Warto też zadbać o odpowiednio wczesną i skuteczną komunikację z drużynowymi drużyn młodszych, aby uwzględnić ich harcerzy w grafiku.
  • Na stoisku obowiązkowo musi był wyznaczony „Szef zmiany”, który podejmuje decyzje i zarządza ludźmi.
  • Przypomnij ludziom, żeby mieli czołówki, mundury i tywki.
  • Na pierwszy dzień akcji potrzebne są drobne w dużej ilości. Warto zrobić wcześniej zamówienie w banku na bilony. W 2013 wymienione 300 zł starczyło na 1,5 dnia. Ew. przypomnij ludziom, żeby przynosili, co mają.
  • Trzeba dogadać się z drużynowymi uczestniczących drużyn w sprawie podziału łupów.

Z ludźmi bywa niestety tak, że często do ostatniej chwili nie zgłaszają się na akcję, a później wpadają chmarą i robią rozwałkę, która nie pasuje do tego święta. Należy się usilnie bronić przed takim schematem, bo nie wróży niczego dobrego dla akcji. Jeden z pomysłów jest taki, że z góry ogłasza się, że pieniądze na poszczególne drużyny zarabiają tylko Ci co zostali na daną godzinę wpisani lub inaczej dogadani z organizatorem Znicza. Ponadto Szef zmiany powinien być na tyle charyzmatyczny, aby był w stanie wyprosić rozwałkowiczów.

Desant

Desantem jest wysłanie grupki ludzi z mini stoiskiem i ulokowanie ich na czarno w jakimś dobrym miejscu na głównym szlaku prowadzącym do cmentarza.

2011: „Inne drużyny zarabiają grube tysiące, robiąc „desanty”. Są tacy, którzy twierdzą, że to nielegalne ergo nieharcerskie. Inni twierdzą, że ryzyko poniesienia jakichkolwiek konsekwencji jest minimalne, a przecież Każdy Tak Robi.”

Doświadczenie pokazuje, że ani Straż Miejska, ani Policja nie przejmuje się desantami, pilnuje tylko aby nie utrudniali ruchu pieszym i w razie czego przepędza. Chociaż powinni wlepiać mandaty o wysokości 500 zł.

Miejsce pod desant trzeba załatwiać już ok. 5/6 rano, nie można ich kupić, więc kto pierwszy ten lepszy. Warto mieć przygotowanych ludzi na przejecie miejsca. Kluczem do sukcesu są: desant + harcerze młodsi! Dorośli zdecydowanie nie nadają się do tej roboty. Podejrzewam, że również płeć desantu ma znaczenie.

Aby desant dobrze funkcjonował potrzebne są:

  • 2 ogarniętych harcerzy młodszych (desant z wstydliwymi harcerzami mało daje)
  • coś w czym będą mieli znicze np. skrzynka po owocach
  • info dla nich co ile kosztuje
  • znicze (chyba najlepiej jeżeli są z tych mniejszych) + zapałki + siatki
  • wędrownik z plecakiem (bez sensu, aby dzieciaki biegały, skoro ktoś starszy może im zapewnić dostawę i info)

Kluczowe jest to aby załawić desanty i ludzi do ich obsługi na 1 XI w godz. 8 – 14, wtedy jest największy ruch. 2013: „Podejrzewam, iż da się wtedy opchnąć całość zniczy.”

(Zajrzyj do działu „Planowanie akcji” - Obserwacje 2013)

Podział zarobionych pieniędzy

Jest to wbrew pozorom bardzo trudne zagadnie i do tej pory nie udało się dopracować sprawiedliwego systemu.

Zwykle robiliśmy to na zasadzie roboczogodzin. Problematyczna jest „wycena” działalności organizatorów. Aby uniknąć zgrzytów, trzeba te problemy obgadać przed akcją.

W 2012 istniał system np. taki: drużyny zbierają roboczoosobogodziny według schematu:

  • 1h stania na stoisku - 1 roboczoosobogodzina
  • 1h bycia osobą ogarniającą stoisko - 2 roboczoosobogodziny
  • 1h prac organizacyjnych - 2 roboczoosobogodziny
  • 50% zarobku idzie na Szczep
  • Każda osoba identyfikująca się z więcej niż jedną jednostką decyduje na czyje i w jakim stopniu konto pracuje np.
Kto Stare Żbiki Żbiki Puszcza Skrzat Szczep
Euzebiusz 0 0,7 0 0,3 0

W 2013 roku doszły mnożniki do poszczególnych godzin:

  • 0,5 – nocowanie 20:00 – 6:00
  • 1 – 6:00 – 8:00 i 17:00 – 20:00
  • 1,5 – 8:00 – 10:00 i 15:00 -17:00
  • 2 - 10:00 – 15:00

System ten spowodował, że w zeszłym roku 72% zarobionych pieniędzy zostało podzielonych miedzy sprzedających znicze, a reszta między organizujących stoisko.

Sprzęt

Na stoisku potrzebujesz trochę sprzętu. Należy sprawdzić z wyprzedzeniem jego stan.

  • altanka/dycha + kanadyjki
  • stoliki
  • cerata/koc na stoliki (2013: warto kupić coś ładnego i jednolitego na cały stolik)
  • kasetka na pieniądze (2013: na którymś zniczu była, a później męczyliśmy się bardzo z kartonowymi, warto załatwić np. z hufca)
  • torebki foliowe
  • banner „Znicze u harcerzy” (2013 : istnieje nowy, jednak nie zawiera kluczowego słowa „harcerz”, co jest sporym problemem, może warto pomyśleć o czymś innym dużym i ładnym)
  • kartki z cenami ( 2013 : było sporo, ale trzeba sprawdzić)
  • „broszurka” z cenami zniczy w hurcie i proponowanymi cenami detalicznymi, ich zdjęciami i miejscem na komentarze
  • zeszyt
  • długopis i marker
  • taśma klejąca
  • drobne - dużo
  • mały wózek, skrzynki po owocach, plecaki obozowe (może się przydać przy rozkładaniu stoiska bądź desantowaniu)
  • oświetlenie nocne (świetliki nie działają, a przy zniczach nie wiele widać, może pochodnie, albo jakiś reflektor, stichy ligchty)
  • cerata/materiał pod znicze (w nocy tektura pod znicze nasiąka i mogą być problemy z oddaniem takich paczek)

Na stoisku potrzebne są również:

  • ciepła herba
  • kopie pozwolenia od KCH i pozwolenia na handel
  • nry telefonu do organizatora i kierowcy dyżurnego

Samochód

Obecność odpowiedniego samochodu jest niezwykle istotna w kilku kluczowych momentach Znicza. Przede wszystkim trzeba jakoś przetransportować sprzęt i ew. znicze na cmentarz. Najlepiej jest zrobić to możliwie małą ilością kursów. Z doświadczenia wiadomo, że kursy niepotrzebnie zajmują dużo czasu i kosztują. Obrócenie cm. Bródnowski – hufiec – c. Bródnowski trwa 1,5 – 2 h… Dlatego też należy poszukiwać dużych samochodów transportowych. W przypadku rozstawienia „bazy” pod dychą w zasadzie pozbywamy się problemu związanego z codziennym transportowaniem rzeczy z i na stoisko. Podobnie zostawiając samochód transportowy ze wszystkim na noc pod cmentarzem.

Dobrym pomysłem jest posiadanie czegoś mobilnego na stałe, aby nie mieć problemów w razie braków w zaopatrzeniu.

Nocowanie na stoisku

Ciekawym pomysłem praktykowanym przez harcerzy jest rozstawienie dychy pod stoisko dzień przed akcją i prowadzenie go przez cały weekend. Zaletą tej opcji jest to, że jesteśmy przygotowani do prowadzenia sprzedaży od samego rana. W porównaniu z sytuacją kiedy rozstawiamy altankę z rana przy niewystarczającej ilości osób i jednocześnie obsługujemy klientów, jest to bardzo wygodne (nie tracimy potencjału). No niestety miejscówka pod dychę dużo kosztuje, na Bródnowskim w 2013 było to 900 zł, ale było warto, bo się zwróciło.

Drugą sprawą jest to, że należy znaleźć ludzi do pilnowania w nocy stoiska. Praktykowaliśmy po 2 osoby i to jest dobre wyjście. Należy takich śmiałków przygotować na zimne noce (śpiwory – koniecznie puchówki, koce, jedzenie, ciepła herbata, kanadyjki). Dla wędrowników jest to dość atrakcyjna opcja ;). Najlepiej jest odpowiednio tak ułożyć grafik, aby śmiałków szybko z rana zmienić, bo będą zmęczeni. Słabo się śpi na stoisku - chodzą agregaty, handlarze głośno rozmawiają, śmieją się itd.

Na stoisku

Kiedy już wszystko przygotujesz i załatwisz, czas na samą akcję.

  • Zorganizuj ciepłą herbatę w termosie. O swoich harcerzy trzeba dbać!
  • Pomyśl w jaki sposób będziesz żywił uczestników i czy w ogóle.
  • Na stoisku muszą znajdować się: pozwolenie na akcję zarobkową od Chorągwi i zezwolenie na handel od odpowiedniego urzędu. Mogą to być kopie, bo papiery przydadzą się jeszcze przy rozliczeniu.
  • Komunikacja jest ważna w czasie akcji. Należy zadbać, żeby informacje o cenach hurtowych i doświadczenia z poprzednich dni były dostępne, np. w przygotowanej do tego celu wcześniej czytelnej broszurce/zeszycie. Nazwy katalogowe zniczy z reguły nie są czytelne. Dobrym pomysłem może być zamieszczenie w informacjach dla „staczy” zdjęć zniczy. Na stoisku musi być też nr telefonu do organizatora i kierowców.
  • Decyzję o dokupieniu zniczy należy podejmować ze znacznym wyprzedzeniem. Naprawdę! Bezwładność jest tu spora, a nie ma nic bardziej frustrującego (i zmniejszającego zyski) niż puste stoisko w czasie wielkiego ruchu. Jak dotąd ostrożność zwodzi nas w tej sprawie.
  • Ceny podlegają zmianom. Warto mieć jeden rodzaj tanich zniczy na małej marży w widocznym miejscu, żeby przyciągał ludzi. Poza tym przy dużym ruchu ogólnie warto iść w górę z cenami. Przy małym ruchu należy śledzić ceny otoczenia i być konkurencyjnym, ale chyba nie warto schodzić zbyt nisko. Ostatnie dotyczy zwłaszcza akcji długich, np. 4-dniowych, gdzie ruch nie jest zbyt duży, bo się rozkłada, co generuje pokusę, żeby ostro obniżyć ceny.
  • Należy zapisywać co się sprzedaje i za ile w zeszycie. Statystyka może się przydać przy kolejnych akcjach.
  • Na małych zniczach marża 100% jest dobrym punktem wyjścia. Dla większych zniczy lepiej zacząć od nieco mniejszej.
  • Estetyka stoiska jest ważna: lepiej, żeby było na nim dużo zniczy i żeby były ładnie ustawione.
  • W czasie akcji przychodzi Straż Miejska, sprawdza pozwolenia na handel i zbiera opłatę handlową (15-30 zł za dzień).

Szef zmiany

Powinna być to osoba odpowiedzialna, która będzie w stanie podejmować bieżące decyzje w imieniu organizatora Znicza.

Jej obowiązki są do ustalenia, z doświadczenia wynika na to, że są to:

  • wpisywanie przychodzących i odchodzących ze stoiska
  • Szef zmiany powinien czuć się odpowiedzialny, żeby nie było przesadnej rozwałki. Cmentarz to nie miejsce na śpiewanki, tańczonki i inne takie.
  • Instruowanie uczestników i przekazywanie informacji nowej zmianie
  • kontakty z kierowcą dyżurującym
  • kontakty z głównym organizatorem
  • zarządzenia dotyczące cen i desantów
  • odpowiadanie za kasetkę
  • trzymanie dokumentów

Pomysły różne

  • Próbowaliśmy ozdabiać stoisko świetlikami. W niskiej temperaturze nie świecą dość jasno, ale można je sprzedawać/rozdawać dzieciom.
  • Myśleliśmy, żeby pokryć napis na bannerze farbą fluoroscencyjną, żeby świecił w ciemnościach, ale w świetle latarni to może nie być widoczne.
  • Plakaty reklamowe to chyba słaby pomysł, ale można spróbować zrobić plakat z informacjami o drużynie/środowisku do ozdobienia stoiska.
  • Hurtownie oferują zapalarki do zniczy, znicze elektryczne, wkłady olejowe (Pali Się Dłużej, Niż Znicz Sąsiadki™) i inne cuda wianki. Można próbować eksperymentów w tej dziedzinie.

Strona formalna

Co i po co

Żeby akcja była legalna niezbędne są trzy rzeczy: zgoda od Chorągwi na przeprowadzenie akcji zarobkowej, pozwolenie na handel w danym miejscu udzielone przez odpowiedni urząd, a na koniec rozliczenie akcji. Tak naprawdę organizowanie „Znicza” zaczyna się od tych rzeczy i na nich kończy.

Pozwolenie na miejsce

Zasadniczo z handlem przy cmentarzu coś wspólnego mogą mieć: Zarząd Dróg Miejskich, Wydział Infrastruktury lub podobny przy Urzędzie Dzielnicy i Zakład Gospodarowania Nieruchomościami danej dzielnicy. Nieoceniony jest Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta, gdzie można znaleźć bezpośrednie telefony do poszczególnych urzędników. W poszukiwaniu informacji należy dzwonić do skutku, chociaż wizyta w urzędzie czasami jest bardziej owocna. Zwykle procedury załatwiania miejsc zaczynają się gdzieś we wczesnym październiku, więc należy interesować się tym najpóźniej w połowie września (czasami już w 2 połowie września). Jak dotąd znamy dwa casusy, jeśli chodzi o procedurę załatwiania miejsca na cmentarzu.

Załatwianie miejsca na Cm. Bródnowskim

Odpowiedzialnym urzędem jest Zakład Gospodarowania Nieruchomościami nr 2 Dzielnicy Targówek Miasta Stołecznego Warszawy przy ul. Toruńskiej 88. Nr tel:+48 22 594 07 00

  1. Zaczyna się od złożenia wniosku. Ostatnio odbywało się to jakoś do końca września, ale należy tę datę odpowiednio wcześniej (czyt. jeszcze we wrześniu) sprawdzić telefonicznie. Na złożenie wniosku jest kilka dni i kolejność zgłoszeń nie ma znaczenia.
  2. W celu złożenia wniosku trzeba udać się do urzędu z pieczątką drużyny oraz podaniem od komendantki hufca. Podanie to nie ma nic wspólnego ze zgodą od Chorągwi – ważne jest tylko, żeby ktoś „z góry” potwierdzał, że jesteśmy harcerzami, za których się podajemy. Zdobywanie tego podania warto jednak połączyć z załatwianiem podpisu komendantki hufca na wnioskek do Chorągwi (patrz niżej). Zaoszczędzimy w ten sposób czas swój i komendantki.
  3. We wniosku trzeba wybrać miejsce. W urzędzie są mapy – „powycinane” z dużej mapy, a zorientowane losowo, więc trudno z nich korzystać. Warto mieć więc przy sobie własną mapkę cmentarza, najlepiej z zaznaczoną organizacją ruchu. Miejsca są 8-metrowe, 15-metrowe i większe. Płaci się 11 zł/m2/dzień, więc 8-metrowe miejsca są zdecydowanie preferowane, mimo, że w urzędzie wmawiają, że to dla harcerzy za mało. Nieprawda, nasza altanka się mieści, sprawdziliśmy. Jeśli jednak chcemy spróbować rozłożyć duży namiot, tak jak większość harcerzy, to 15-metrowe miejsce będzie rzeczywiście konieczne.
  4. Trzeba zapłacić za miejsce za cały czas trwania akcji.
  5. W urzędzie powiedzą nam, że niektóre miejsca owszem, można wybrać, ale raczej się nie dostanie, bo mają tam jakichś „stałych klientów”. Dlatego warto spytać o interesujące nas miejsce zanim złożymy wniosek.
  6. Opcjonalnie można po wybraniu miejsca wstrzymać się z ostateczną decyzją, pojechać na cmentarz (10 min. tramwajem), sprawdzić, czy miejsce jest akceptowalne i dopiero złożyć wniosek.
  7. Urzędnicy są raczej wyluzowani (chociaż atmosfera „załatwiania”, znajomości i ogólnego kombinowania daje się odczuć, patrz wyżej) i nie interesuje ich szczególnie, co wpiszemy na ten wniosek. W 2011 wpisaliśmy na nim 21. WDW jako podmiot składający wniosek, z adresem Hufca Ochota i bodajże NIP-em Chorągwi a podpisałem się ja (Maciek). Nie sprawdzali dowodu osobistego ani nic takiego.
  8. Po złożeniu wniosku dowiemy się, kiedy można dzwonić w sprawie decyzji o przyznaniu miejsca. W 2011 było to bodajże 17 października.
  9. Kiedy już dowiemy się telefonicznie, że otrzymaliśmy miejsce, pozostaje ponownie pojechać do urzędu i zapłacić. Należy oczywiście wziąć fakturę na Chorągiew. Otrzymamy zezwolenie na przeprowadzenie akcji.

2012: Próbowaliśmy zdobyć 2 miejsca na jeden podmiot składający. Dostaliśmy jedno i dokładnie to samo co w 2011. Być może warto składać podania 2 podmiotami, aby uzyskać 2 miejsca. Ryzyko jest takie, że będą one obok siebie. A może lepiej na 2 cmentarzach?

Załatwianie miejsca na Cm. Wawrzyszewskim

  1. Ta operacja ma kilka etapów. Po pierwsze należy się dowiedzieć, od kiedy miejsca przy cmentarzach można rezerwować – ponieważ ta data jest co roku inna, oscylująca wokół kilku pierwszych dni października. Można pójść na łatwiznę, i zadzwonić do urzędu – to jednak skutkuje tym, że będziemy przez dłuższą chwilę błądzić po działach wyczytywanych przez spikera, a potem i tak będziemy odsyłani przez pracowników w kolejne miejsca. A na końcu mogą powiedzieć, że takie rzeczy to nie u nich, tylko w ZDMie. Ewentualnie można spróbować znaleźć numer odpowiedniego urzędnika w Biuletynie Informacji Publicznej.
  2. Polecam jednak przejść się do upatrzonego urzędu we wrześniu, podejść do odpowiedniego okienka (pytając wcześniej w informacji które to), zapytać czy już wiedzą, kiedy rozpocznie rezerwowanie miejsc i jeśli nie wiedzą, poprosić o numer telefonu do właściwego działu. W tym roku rezerwacja na Bielanach rozpoczynała się 5 października, i jak powiedział nam pracownik urzędu – w dwa pierwsze dni prawie wszystkie miejsca zostały zarezerwowane. W związku z tym tego dnia nie wolno przegapić!
  3. Warto też przy tej okazji zapytać, czy można zobaczyć plan sytuacyjny z miejscami przy cmentarzu, by mieć już jakieś rozeznanie przed ostatecznym rezerwowaniem miejsca (a miejsca potem warto zobaczyć w praktyce jak wyglądają, by potem się nie okazało, że mamy drzewo na środku stoiska – w 2010 widzieliśmy zdziwienie i złość w oczach ludzi, którzy sobie takie miejsce w ciemno zaklepali).
  4. Operacja wizyty w urzędzie i na cmentarzu zajmuje max. 1,5 godziny, wszak urząd dzielnicy i cmentarz leżą w tej samej dzielnicy.
  5. Ok, mamy już rozeznanie, wiemy kiedy należy przyjść do urzędu. Kolejny krok to złożenie wniosku. Rozumieć przez to należy wizytę w urzędzie dzielnicy najlepiej o 8 rano dnia rozpoczęcia rezerwacji mając w ręku pozwolenie (i jego kopię) od Chorągwi na przeprowadzenie akcji zarobkowej Znicz (o tym dokumencie więcej w pkt. IV) oraz pieczątkę drużyny. Blankiet wniosku dostanie się na miejscu.
  6. Pytanie, czy urzędowi rzeczywiście zależy na oficjalnej zgodzie od KCH (która jest raczej wewnętrznym dokumentem ZHP), czy, tak jak w przypadku Cm. Bródnowskiego zależy im jedynie na jakimś dokumencie potwierdzającym, że jesteśmy tą a tą drużyną. Warto dopytać.
  7. Uzbrojeni w te artefakty udajemy się do odpowiedniego działu w urzędzie, składamy podanie, podajemy pozwolenie od KCH, podpisujemy i stemplujemy co trzeba, i rezerwujemy miejsce/a. Po mniej więcej tygodniu urząd wysyła nam smsa (a przynajmniej urząd Bielan tak robi), że odbiór pozwolenia na handel jest do odebrania. Tak ta sytuacja wygląda teoretycznie. W praktyce może się pojawić problem, kto może podpisać umowę, kogo do niej wpisać, bo niejasna jest sytuacja prawna. W tym roku po konsultacjach zrobiliśmy tak, że wpisaliśmy na wniosku drużynę, wraz z pieczątką (gdzie jest adres hufca) i tyle. I załączyliśmy kopię zgody KCH. Generalnie warto się wcześniej dowiedzieć, czy mieli już w urzędzie składane wnioski przez harcerzy (wtedy powinni wiedzieć co i jak) a jeśli nie, to przy pierwszej wizycie warto się dowiedzie8. ć jak ta procedura wygląda.
  8. Po odebraniu wniosku ma się dwa tygodnie na zapłacenie za użytkowanie go. Najlepiej zrobić to od razu w kasie w urzędzie, żeby potem nie jeździć tam drugi raz. I chociaż można, to z wiadomych powodów nie płaćcie przelewem. Koszt miejsca w dzielnicy Bielany uzależniony jest od wielkości – stała jes9. t cena za metr kwadratowy, 8zł.
  9. Istnieją dwa rodzaje miejsc: stolikowe i samochodowe. Podstawowa różnica: wielkość. Stolikowe ma 3m2 (1,5x2m.), samochodowe 12m2 (3x4m.). Wydaje się więc sensownym, by przy jednym cmentarzu mieć co najmniej jedno miejsce samochodowe lub dwa stolikowe obok siebie – wtedy da się rozstawić altankę (wcześniej należy sprawdzić, czy przy stolikowych miejscach da się zająć trochę miejsca „za” stoiskiem, w sensie że np. ma ono 1,5m. długości standardowo, że np. dalej jest jeszcze 1,5 metra i dopiero zaczyna się mur – takie miejsce jest fajniejsze).

Zgoda od Komendanta Chorągwi Stołecznej

Zgodę tę załatwia się w budynku Chorągwi przy ul. Piaskowej 4. Jest na stronie Chorągwi dokument z zasadami organizacji akcji zarobkowych, w którym znajdziemy też wzór podania o taki wniosek. Na wszelki wypadek załączam go również do tego przewodnika. Na wniosku musi widnieć podpis Komendantki Hufca – warto go odpowiednio wcześniej zdobyć. Poza tym przy wypełnianiu wniosku może pojawić się kilka pytań.

  • Czy osobą odpowiedzialną za akcję może być nie-instruktor? W zasadach organizacji akcji zarobkowych napisane jest tylko, że musi to być pełnoletni członek ZHP, jednak na wzorze wniosku proszą nas o imię i nazwisko oraz stopień instruktora organizującego akcję. Ja na wszelki wypadek zorganizowałem sobie instruktora do figurowania na wniosku, ale jeśli mamy ten problem, to pewnie najrozsądniej zadzwonić do Chorągwi i spytać.
  • Która jednostka organizuje akcję? Jeśli szczep powstanie, powinien być to zapewne szczep. W 2011 wpisałem 21. WDW jako organizatora, a pozostałe drużyny środowiska jako uczestników. Ostatecznie jednak nie ma to chyba znaczenia, bo zgoda i tak jest wydawana na Hufiec.
  • Co jest pierwsze – zgoda od KCH czy pozwolenie na handel? Na wniosku do Chorągwi proszą o wpisanie miejsca, na którym robimy akcję (co zresztą zrozumiałe). Z drugiej strony, niektóre urzędy wymagają zgody KCH przy załatwianiu pozwolenia na handel. Z doświadczenia wynika jednak, że Chorągiew jest w miarę elastyczna i jeśli jest taka potrzeba, może wydać pozwolenie przed oficjalnym terminem rozpatrywania wniosków. Nie interesuje ich też chyba, czy mamy już oficjalne pozwolenie na wpisany Cmentarz. Należy więc po prostu dostosować się do wymagań danego urzędu. Ogólnie zgoda jest potrzebna głównie do legalnego rozliczenia akcji.

Przepustka na teren cmentarza

W czasie akcji nie wolno wjeżdżać pojazdami zmechanizowanymi na teren cmentarza. Na Cm. Wawrzyszewskim nie było chyba większego z tym problemu, ale na Bródnowskim jest dużo Straży i Policji. Przepustki załatwia się w Zarządzie Dróg Miejskich na ul. Chmielnej 120 (przystanek tramwajowy pl. Starynkiewicza). Należy sprawdzić wcześniej do którego wydają je (ostatnio było o włos i co ważne nie da się zrobić tego od ręki), mieć kopię dowodu posiadania miejscówki przy tym cmentarzu (którą się składa wraz z wnioskiem), pieczątkę drużyny/szczepu i numer rejestracyjny samochodu (w 2012 jechaliśmy na losowym, ale jakby się znalazł służbista, to było by nie fajnie) Wniosek: o samochodzie myślimy przed załatwianiem zgody w ZDM'ie.

W 2011 co prawda nie mieliśmy przepustki i udało nam się uniknąć mandatu, ale może lepiej nie ryzykować. Jeśli już nie mamy przepustki, należy działać prewencyjnie: kierowca musi mieć tywkę i zanim stróż prawa go zauważy, podjechać do niego i z zaskoczenia spytać grzecznie, czy może wjechać.

Załączniki


nawigacja
QR Code
QR Code public:materialy:akcjaznicz:start (generated for current page)