Różnice
Różnice między wybraną wersją a wersją aktualną.
| Both sides previous revision Previous revision Next revision | Previous revision | ||
|
public:obozzagr:finanse:start [2013/08/19 16:48] świstak_p [6. Nieoficjalne i oficjalne rozliczenie obozu] |
public:obozzagr:finanse:start [2014/09/15 19:07] (aktualna) świstak_p [7. Rozliczenie obozu] |
||
|---|---|---|---|
| Linia 10: | Linia 10: | ||
| * wymiana walut | * wymiana walut | ||
| * dystrybucja kasy na obozie | * dystrybucja kasy na obozie | ||
| - | * nieoficjalne i oficjalne rozliczenie obozu | + | * rozliczenie obozu |
| * wypełnienie odpowiednich dokumentów dla MEN'u i Chorągwi | * wypełnienie odpowiednich dokumentów dla MEN'u i Chorągwi | ||
| * w razie potrzeby konsultacje ze skarbnikiem hufca | * w razie potrzeby konsultacje ze skarbnikiem hufca | ||
| - | W zasadzie praca w tej grupie opiera się na gruppenfuhrerze, bo większość zadań opiera się na myśleniu. Zaleca się jednak zlecanie punktów, które wymagają murzynienia. Szef grupy nie musi wymieniać walut, czy przyklejać paragonów na spotkaniu rozliczeniowym, on jest od kminienia. | + | W zasadzie praca tej grupy skupia się wokół gruppenfuhrera, bo większość zadań opiera się na myśleniu. Zaleca się jednak zlecanie punktów, które wymagają murzynienia. Szef grupy nie musi wymieniać walut, czy przyklejać paragonów na spotkaniu rozliczeniowym, on jest od kminienia. |
| ===== 2. Oszacowanie kosztów ===== | ===== 2. Oszacowanie kosztów ===== | ||
| Linia 32: | Linia 32: | ||
| Oczywiście w zależności od tego ile ten obóz trwa, oraz jak daleko ten kraj jest od Polski koszty rozkładają się inaczej procentowo. Zazwyczaj przyjmuje się stawkę żywieniowa na osobodzień 12 zł. Jest to wystarczające. | Oczywiście w zależności od tego ile ten obóz trwa, oraz jak daleko ten kraj jest od Polski koszty rozkładają się inaczej procentowo. Zazwyczaj przyjmuje się stawkę żywieniowa na osobodzień 12 zł. Jest to wystarczające. | ||
| - | Grupa Finanse musi dysponować odpowiednią kasą na potrzeby rozliczenia obozu. 4% budżetu obozowego zostanie oddane Chorągwi. Ponad to weszła nowa zasada, na podstawie której każdy uczestnik obozu harcerskiego musi mieć opłaconą składkę członkowską. Należy przeznaczyć cześć budżetu na ten cel. | + | Grupa Finanse musi dysponować odpowiednią kasą na potrzeby rozliczenia obozu. 5,5% budżetu obozowego zostanie oddane Chorągwi. Ponad to weszła nowa zasada, na podstawie której każdy uczestnik obozu harcerskiego musi mieć opłaconą składkę członkowską. Jeżeli ktoś nie ma jej opłaconej, to należy mu o tym przypomnieć. |
| Na podstawie tych oszacowań generuje się ogólna cenę wyjazdu i można zacząć zgłoszenia na obóz. | Na podstawie tych oszacowań generuje się ogólna cenę wyjazdu i można zacząć zgłoszenia na obóz. | ||
| Linia 39: | Linia 39: | ||
| - | Niby nic tu skomplikowanego, a jednak. Składki członkowskie opłacamy w kwietniu, z czegoś to musimy zrobić. Dodatkowo ludzie maja tendencje do zgłaszania się późno i wycofywania się, co generuje rozwałkę i brak możliwości opracowania składów zastępów. Zalecam ogłoszenie pierwszej niezwracalnej składki w wysokości jedynie 100 zł, jako końcowy termin zgłoszeń już w lutym/marcu, a następne w jakiś sensownych odstępach. Sprzęt najchętniej wydaje kasę już w maju, Zaopatrzenie w czerwcu/lipcu, natomiast z Transportem różnie to bywa. Nie zakładajmy własnej kasy, skoro można spokojnie zebrać od uczestników. Tylko trzeba to zrobić z mózgiem i dać uczestnikom ze 2 tyg. na wpłatę. | + | Niby nic tu skomplikowanego, a jednak. Składki członkowskie opłacamy w kwietniu, z czegoś to musimy zrobić. Dodatkowo ludzie maja tendencje do zgłaszania się późno i wycofywania się, co generuje rozwałkę i brak możliwości opracowania składów zastępów. Zalecam ogłoszenie pierwszej niezwracalnej składki w wysokości jedynie 100 zł, jako końcowy termin zgłoszeń już w lutym/marcu, a następne w jakiś sensownych odstępach. Sprzęt najchętniej wydaje kasę już w maju, Zaopatrzenie w czerwcu/lipcu, natomiast z Transportem różnie to bywa. Nie zakładajmy własnej kasy, skoro można ją spokojnie zebrać od uczestników. Tylko trzeba to zrobić z mózgiem i dać ze 2 tyg. na wpłatę. |
| ===== 4. Wymiana walut ===== | ===== 4. Wymiana walut ===== | ||
| Linia 47: | Linia 47: | ||
| O ilości należy pytać odpowiednich gruppenfuhrerów, powinniśmy również zadbać, aby zapas był w odpowiedniej wymienialnej w innym kraju walucie, np. EUR lub USD. Trudno zadbać by kurs wymiany za granicą był korzystny, ale warto wysyłać zwiady i sprawdzać kursy. Natomiast możemy poszukać w Warszawie kantorów z dobrymi kursami, w szczególności czy w danym kantorze da się wymienić tanio wszystkie waluty, czy lepiej w kilku. Nie należy zlewać tego twierdząc, że różnice są w groszach. Proste wyliczenie: | O ilości należy pytać odpowiednich gruppenfuhrerów, powinniśmy również zadbać, aby zapas był w odpowiedniej wymienialnej w innym kraju walucie, np. EUR lub USD. Trudno zadbać by kurs wymiany za granicą był korzystny, ale warto wysyłać zwiady i sprawdzać kursy. Natomiast możemy poszukać w Warszawie kantorów z dobrymi kursami, w szczególności czy w danym kantorze da się wymienić tanio wszystkie waluty, czy lepiej w kilku. Nie należy zlewać tego twierdząc, że różnice są w groszach. Proste wyliczenie: | ||
| Mamy 2 kantory, w których odpowiednio 1 EUR = 4, 24 zł i 4, 23 zł. Przykładem Czarnogóry (2013) kupujemy 1600 EUR i w pierwszym przypadku płacimy 6784 zł, a w drugim 6768 zł. Różnica 16 zł – sporo nie? No, a z moich obliczeń z tego obozu przepłaciliśmy w sumie ok. 400 zł. | Mamy 2 kantory, w których odpowiednio 1 EUR = 4, 24 zł i 4, 23 zł. Przykładem Czarnogóry (2013) kupujemy 1600 EUR i w pierwszym przypadku płacimy 6784 zł, a w drugim 6768 zł. Różnica 16 zł – sporo nie? No, a z moich obliczeń z tego obozu przepłaciliśmy w sumie ok. 400 zł. | ||
| + | |||
| + | Możemy również zebrać wcześniej deklaracje i kasę od osób, które chciałyby swoją prywatę wymienić po dobrym kursie razem z pieniędzmi obozowymi. | ||
| + | |||
| ===== 5. Podczas obozu ===== | ===== 5. Podczas obozu ===== | ||
| ==== Kiszenie kasy ==== | ==== Kiszenie kasy ==== | ||
| - | Podstawową zasada jest to, aby nie trzymać całej kasy w jednym miejscu. Zgubi się, ktoś kogoś okradnie i nieszczęście murowane. Podobnie nie obnosimy się z kasą na widoku, nie pokazujemy jej lokelsom itp. Co by nie było wartości są tam znaczne. Najlepiej rozdzielić kasę pomiędzy konkretne osoby na przechowanie. Niech schowają ją gdzieś głęboko i w taki sposób, aby przez przypadek nie zamokła i nie wypadła. W odpowiedniej chwili zgłaszasz się po jakąś ilość i tyle. Pamiętaj aby z wyprzedzeniem poinformować, że taka kasa będzie potrzebna, przecież leży głęboko. Podobnie jak oddajesz kasę, to przed spakowaniem się danej osoby. Nikomu nie będzie się chciało rozbebeszać połowy plecaka. Na pewno schowa ją do kieszeni, a to rodzi niebezpieczeństwo. | + | Podstawową zasada jest to, aby nie trzymać całej kasy w jednym miejscu. Zgubi się, ktoś kogoś okradnie i nieszczęście murowane. Podobnie nie obnosimy się z kasą na widoku, nie pokazujemy jej lokalsom itp. Co by nie było wartości są tam znaczne. Najlepiej rozdzielić kasę pomiędzy konkretne osoby na przechowanie. Niech schowają ją gdzieś głęboko i w taki sposób, aby przez przypadek nie zamokła i nie wypadła. W odpowiedniej chwili przychodzi się po jakąś ilość i tyle. Pamiętajmy, aby z wyprzedzeniem poinformować, że taka kasa będzie potrzebna, przecież leży głęboko. Podobnie jak oddajemy kasę, to przed spakowaniem się danej osoby. Nikomu nie będzie się chciało rozbebeszać połowy plecaka. Na pewno schowa ją do kieszeni, a to rodzi niebezpieczeństwo. |
| ==== Kasjer ==== | ==== Kasjer ==== | ||
| - | Niezwykle pomocne jest posiadanie osoby, która pomaga przy finansach na obozie tzw. kasjera. Zlecasz takiej osobie część obowiązków, np. zbieranie faktur i paragonów, wpisywanie ich w odpowiednio stworzonym arkuszu, liczenie aktualnego stanu kasy itd. Jeżeli stworzyłeś mądry system, to nie zarobicie się na śmierć i wystarczą ze trzy godzinne spotkania podsumowujące, aby mieć wszystko pod kontrolą. Pamiętaj, Ty jesteś od myślenia, a system musi dostarczać Ci potrzebnych informacji. (Pozytywnie przetestowane na Czarnogórze w 2013, niebo w porównaniu z Ukrainą 2012, gdzie szef finansów zmarnował kilka dni nad papierkami i jeszcze nie wiedział na czym stoi :/) | + | Niezwykle pomocne jest posiadanie osoby, która pomaga przy finansach na obozie tzw. kasjera. Zleca się takiej osobie część obowiązków, np. zbieranie faktur i paragonów, wpisywanie ich w odpowiednio stworzonym arkuszu, liczenie aktualnego stanu kasy itd. Jeżeli stworzysz mądry system, to nie zarobicie się na śmierć i wystarczą ze trzy godzinne spotkania podsumowujące, aby mieć wszystko pod kontrolą. Pamiętaj, Ty jesteś od myślenia, a system musi dostarczać Ci potrzebnych informacji. (Pozytywnie przetestowane na Czarnogórze w 2013, niebo w porównaniu z Ukrainą 2012, gdzie szef finansów zmarnował kilka dni nad papierkami i jeszcze nie wiedział na czym stoi :/) |
| Linia 66: | Linia 69: | ||
| ==== Awaria ==== | ==== Awaria ==== | ||
| - | Najlepiej zapobiegać wcześniej takim akcjom i trochę dłużej wcześniej pomyśleć. Tu trzeba improwizować. Jeżeli brakuje Ci trochę waluty np. jesteś przejazdem gdzieś i Zaopatrzenie skapnęło się, że chce zrobić zakupy na jutrzejsze śniadanie, to można pożyczyć od obozowiczów. W innym przypadku należy mieć w pogotowiu jakąś uniwersalną kartę płatniczą do konta z zapasem kasy. Pamiętaj jednak, że wyciąganie kasy jest drogie. | + | Najlepiej zapobiegać wcześniej takim sytuacją i trochę dłużej planować. Tu trzeba improwizować. Jeżeli brakuje Ci trochę waluty np. jesteś przejazdem gdzieś i Zaopatrzenie skapnęło się, że chce zrobić zakupy na jutrzejsze śniadanie, to można pożyczyć od obozowiczów. W innym przypadku należy mieć w pogotowiu jakąś uniwersalną kartę płatniczą do konta z zapasem kasy. Pamiętaj jednak, że wyciąganie kasy jest drogie. |
| - | ==== Dokumenty ==== | + | ===== 6. Dokumenty ===== |
| Należy je zbierać! Idziecie na zakupy. Zbierać! Idziecie po prywatę. Zbierać! Leży sobie bezpańsko na kasie. Zbierać! Tylko odpowiednio sortować. Nie wiadomo co się przyda przy oficjalnym rozliczeniu i lepiej dmuchać na zimne. | Należy je zbierać! Idziecie na zakupy. Zbierać! Idziecie po prywatę. Zbierać! Leży sobie bezpańsko na kasie. Zbierać! Tylko odpowiednio sortować. Nie wiadomo co się przyda przy oficjalnym rozliczeniu i lepiej dmuchać na zimne. | ||
| + | Faktury zbieramy na wszelkie możliwe operacje, te wykonane przelewem również. | ||
| - | ===== 6. Nieoficjalne i oficjalne rozliczenie obozu ===== | + | **Uwaga! Przelew można wykonać tylko z konta hufcowego!** |
| - | No właśnie, tak to już jest, że nie zawsze to co oficjalne jest prawdziwe. Niestety nikt w Chorągwi nie pomyślał, że obóz może nie dostać paragonu za zakup 3 pomidorów w lokalnym sklepiku w Zadupiu Górnym. Albo, że potrzebny będzie przejazd z Zadupia Dolnego do Zadupia Górnego i pan busiarz weźmie po prostu w łapę. Morał z tego taki, że rozliczenia muszą być dwa. Nieoficjalne, które zawiera prawdę i tylko prawdę i to oficjalne, które wygląda tak ładnie, żeby nikt się nie przyczepił. | + | **Uwaga2! Należy jak najszybciej zabierać zakupowiczom dokumenty, bo maja tendencje do gubienia ich!** |
| + | ===== 7. Rozliczenie obozu ===== | ||
| Najlepiej jest zrobić po obozie imprezkę rozliczeniową. Trzeba poprzyklejać wszystkie dokumenty na kartki A4 i poopisywać z tyłu : "Drugostronnie wymienione artykułu zostały spożyte/zużyte, przez uczestników na obozie 21. WDW Stare Żbiki w .... w dn. ...." i niżej "Kwotę ...przeliczono po kursie ....", "Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym", "Kwotę ... zatwierdzam do wypłaty." I pod każda linijką podpis kwatermistrza, a na końcu komendanta. Jeżeli nie wiemy jak opisać, to zwalajmy na program: "Drugostronnie wymieniona menażka została zużyta w celach programowych przez uczestników obozu 21. WDW Stare Żbiki w Czarnogórze w dn. 29.07.2012." Benzynki niestety nie da się rozliczyć, bo panie w Chorągwi usilnie będą szukały tego samochodu, w którym ja wypaliliśmy. | Najlepiej jest zrobić po obozie imprezkę rozliczeniową. Trzeba poprzyklejać wszystkie dokumenty na kartki A4 i poopisywać z tyłu : "Drugostronnie wymienione artykułu zostały spożyte/zużyte, przez uczestników na obozie 21. WDW Stare Żbiki w .... w dn. ...." i niżej "Kwotę ...przeliczono po kursie ....", "Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym", "Kwotę ... zatwierdzam do wypłaty." I pod każda linijką podpis kwatermistrza, a na końcu komendanta. Jeżeli nie wiemy jak opisać, to zwalajmy na program: "Drugostronnie wymieniona menażka została zużyta w celach programowych przez uczestników obozu 21. WDW Stare Żbiki w Czarnogórze w dn. 29.07.2012." Benzynki niestety nie da się rozliczyć, bo panie w Chorągwi usilnie będą szukały tego samochodu, w którym ja wypaliliśmy. | ||
| - | Istnieją dwa sposoby zbierania kasy na obóz: na prywatne konto i do hufca. W związku ze sporą nieprzewidywalnością obozów drużyny opcja pierwsza po prostu wygrywa. Umożliwia ona odpowiednie wyliczenie ceny obozu już po jego zaistnieniu i wyzerowanie salda. Wtedy wypisujemy KP na uczestników z wsteczną datą. W drugim przypadku to co oficjalnie nie wydaliśmy z salda obozowego zmuszeni jesteśmy przelać do hufca. Nie byłby to jakiś problem, gdybyśmy taką kasę posiadali. Gorzej jeżeli już ją nieoficjalnie wydaliśmy na obozie i nie mamy pokrycia w dokumentach. Wtedy blokujemy bez sensu szarą, bądź prywatną kasę na najbliższe pól roku w hufcu - co jest straszną porażką. | + | Istnieją dwa sposoby zbierania kasy na obóz: |
| + | |||
| + | **2013:** Zostaliśmy poproszeni przez Skarbnika Hufca o korzystanie z 2 sposobu. | ||
| + | |||
| + | - Zbieramy do ręki i wypisujemy odpowiednie KP, da się też wypisać zbiorcze KP, wtedy tworzymy w oddzielnym dokumencie listę wpłat | ||
| + | - Zbieramy na konto w hufcu, a następnie wyjmujemy razem z odpowiednim KW. | ||
| Ważne jest to aby śledzić aktualny sposób oficjalnego rozliczania obozów. Polecam stronę | Ważne jest to aby śledzić aktualny sposób oficjalnego rozliczania obozów. Polecam stronę | ||
| [[http://www.stoleczna.zhp.pl|Chorągwi]] i szukamy dokumentów dotyczących rozliczenia HALiZ. | [[http://www.stoleczna.zhp.pl|Chorągwi]] i szukamy dokumentów dotyczących rozliczenia HALiZ. | ||
| + | |||
| + | [[http://sloneczko.staszic.waw.pl/dokuwiki/doku.php?id=private:druzyna:nieoficjalne_rozliczenie_obozu|Szczegóły]] | ||
| - | ===== 7. Dokumenty dla Chorągwi i MEN'u ===== | + | ===== 8. Dokumenty dla Chorągwi i MEN'u ===== |
| Trzeba co roku przeczytać sobie na stronie [[http://www.stoleczna.zhp.pl|Chorągwi]] jakie są aktualne sposoby rejestracji obozów i ich rozliczania. Szukamy w materiałach dotyczących HALiZ. W 2013 roku było tak, że na min. 21 dni przed rozpoczęciem obozu składało się do Chorągwi: | Trzeba co roku przeczytać sobie na stronie [[http://www.stoleczna.zhp.pl|Chorągwi]] jakie są aktualne sposoby rejestracji obozów i ich rozliczania. Szukamy w materiałach dotyczących HALiZ. W 2013 roku było tak, że na min. 21 dni przed rozpoczęciem obozu składało się do Chorągwi: | ||
