====== Obsługa Uczestników ======
Obsługa Uczestników to bardzo małe, ale istotne zagadnienie przygotowawcze. Cechuje je znaczna różnorodność. Obejmuje kwestie formalne, zbieranie informacji od uczestników, sprawy związane z bezpieczeństwem i niewielkie zadania z różnych dziedzin.  --- //[[arebet@gmail.com|Arek Betkier]] 2013/08/19 15:00//

===== Zadania i organizacja grupy =====
Praca grupy Obsługa Uczestników łatwo dzieli się na małe zadania, które można zlecać pojedynczym osobom. Terminy są bardzo ważne -- bez nich rzeczy się wloką. Poniżej znajdują się ogólne wskazówki -- należy do nich załączyć mózg i rozplanować po swojemu. Lista zadań dotyczy obozu Czarnogóra 2013, który późno zaczął się organizować i sporo początkowych zadań zrobił komendą. Generalnie tej grupie należy dać też wszelkie zadania związane z reklamowaniem obozu i informowaniem.

=== Zebranie danych od uczestników ===
Od wszystkich należy zebrać (możliwie wcześnie) imię, nazwisko, PESEL, paszport, etc. Do ustalenia z komendą. Przydaje się chociażby przy kupowaniu biletów lotniczych.

=== Ubezpieczenia i EKUZ ===
Najbardziej odpowiedzialne zadanie Obsługi Uczestników. Należy przejrzeć warunki ubezpieczeń i zaproponować dla obozu coś, co będzie obejmowało dany kraj i trekking do odpowiedniej wysokości (w szczególności upewnić się co do Euro26 i ISIC). Potem należy wysłać ludziom instrukcję obsługi i deadline na wyrobienie -- najlepiej na długo przed wakacjami, bo wtedy nie dają kolejek. Przy okazji warto się dogadać np. z Transportem w sprawie zniżek -- jeśli któraś karta daje mocną zniżkę, to może lepiej mieć ją niż inne ubezpieczenie. Następnie należy zadbać, by na obozie była instrukcja w razie wypadku -- przynajmniej jedna sztuka na każdy rodzaj ubezpieczenia.

=== Karty kwalifikacyjne i regulaminy ===
Zaktualizować (nazwa obozu, termin, trasa), rozesłać i zebrać. Częściowo formalność, ale są tam też istotne informacje zdrowotne (dlatego warto zbierać z dużym wyprzedzeniem).

=== Lista rzeczy do wzięcia ===
Przygotować w porozumieniu z komendą i wysłać uczestnikom. Jeśli mamy nowych ludzi, to warto wysłać w miarę na początku przygotowań, żeby wiedzieli jaki sprzęt zakupić. Ostateczną wersję najlepiej wysłać niedługo przed obozem, żeby nie zaginęła.

=== Śpiewniki ===
Wpierw, absolutnie i jak najwcześniej, należy upewnić się, że poprawki do piosenek z ostatniego obozu zostały wprowadzone tam gdzie trzeba -- w razie potrzeby nakopać osobę odpowiedzialną. Następnie należy stworzyć playlistę do nowego śpiewnika -- najlepiej zebrać preferencje od uczestników, dać im na to sporo czasu i co jakiś czas przypominać -- to zwiększa szanse na fajne nowe piosenki. Warto zebrać od ludzi zamówienia na prywatne kopie śpiewników za prywatną kasę -- wówczas publiczne śpiewniki trafią po obozie do gitarzystów i będą się pojawiać na wyjazdach, a nie będą się kisić w domach zdefraudowane przez losowe osoby, które bardzo chciały mieć kopię. Następnie należy złożyć śpiewnik i wydrukować w paru kopiach w //tanim// punkcie druku. Warto przy tym wyróżnić śpiewniczek poprawniczek, żeby było go łatwo znaleźć w stercie śpiewników. Dla urozmaicenia można wyprodukować małe naklejki ze zdjęciami z poprzednich obozów, które potem wkleja się w różne miejsca śpiewnika.

=== Znaczki obozowe ===
Zebrać pomysły i wymagania od grupy Program, a następnie stworzyć projekt. Warto zrobić to wcześnie -- wówczas można dać pod głosowanie parę propozycji. Następnie znaleźć tani punkt znaczkowy i zrealizować -- z tym raczej nie ma pośpiechu.

=== Zestawy alarmowe ===
Zestawy alarmowe służą zwiększeniu bezpieczeństwa uczestnika -- zarówno w cywilizacji, jak i w górach. Standardowo zawierają:
  * zapałki
  * małą świeczkę
  * kartkę awaryjną, czyli:
    * telefony do komendy
    * telefony do służb
    * adres i telefon do polskiej ambasady
    * tekst przetłumaczony na lokalny: "Jestem polskim turystą. Odłączyłem się od grupy i zgubiłem się. Proszę o pomoc."
Oprócz tego warto umieścić karteczkę z sygnalizacją alarmową w górach i ew. alfabetem morse'a. Warto się też zastanowić nad silniejszą metodą sygnalizacji w górach (np. petardy, flary -- może 1 na zastęp). Poza tym warto na karteczce zrobić miejsce na conajmniej 2 dodatkowe numery telefonów -- z zakupionych na miejscu kart SIM.

Całość należy odpowiednio popakować w torebki strunowe, żeby zabezpieczyć. Uwaga -- świeczka psuje zapałki w bezpośrednim kontakcie.

=== Karty SIM ===
Warto na miejscu kupić ze dwie karty SIM. To pozwala łatwiej komunikować się z busiarzami czy innymi localsami i na wypadek ew. podziału obozu (choćby w transporcie). Przed obozem należy sprawdzić oferty i usługi czy promocje, które mogą się przydać, oraz dowiedzieć się jak się je włącza (polecamy promocję: 1 darmowy numer). Oczywiście należy mieć telefon bez SIMlock'a (SIMlock to taki starożytny feature do telefonu, który nadaje telefonowi moc niedziałania z kartami innego operatora niż ten, u którego był kupiony -- wiele osób to jeszcze ma, choć zostało już zbanowane przez UE).

=== Zorganizowanie sali na spotkanie przedobozowe ===
Warto nie-na-ostatnią-chwilę zająć się salą. Zwykle załatwia się salę gimnastyczną LO lub ew. gimnazjum na termin na parę godzin przed odjazdem (uzgodnić z komendą). W tym celu należy wydrukować odpowiednie podanie, podpisać osobą odpowiedzialną, udać się do p. Belki i umówić na salę, przekazać podanie do podpisu dyrekcji, a następnie udać się do p. Belki z podpisanym podaniem. Treść podania należy uzgodnić z komendą, wzór bierze się od osoby, która robiła to ostatnio (Julita).

=== Podziękowania ===
Coś dla osób, które pomogły nam na obozie. Mogą to być ładne kartki z podziękowaniami. Nie zapomnieć.

===== Interfejsy =====
Obsługa Uczestników komunikuje się z komendą w kwestii bezpieczeństwa i danych osobowych. Ponadto ogarnia zniżki w ramach ubezpieczeń (info m.in. do transportu). W sprawie znaczków obozowych uderza do grupy Program. Prawie każde zadanie wymaga komunikacji z całym obozem, przy czym osoby nie trzymające się terminów trzeba twardo nękać telefonicznie.

~~DISCUSSION:on~~