Dokument ten jest zwikowaną wersją podręcznika do organizacji Znicza, opracowanego na podstawie wcześniejszej wersji Wskazówki dla organizatora akcji "Znicz"
Jeśli czytasz ten dokument po raz pierwszy, a jest już 15 października – odpuść sobie stawianie akcji „Znicz”. Nawet jeśli się uda, to będzie Cię to kosztowało więcej nerwów, niż jest warte. Za organizowanie akcji należy zabrać się najpóźniej w połowie września.
O tym właśnie jest ten dokument. Napisaliśmy go dość łopatologicznie, więc nie należy się zniechęcać długością. Zawiera on doświadczenia z akcji w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 organizowanych odpowiednio przez Krzysztofa Widłaka, Maćka Godka i Pawła Lubańskiego.
Jeśli jesteś organizatorem – po akcji można, a nawet należy zaktualizować ten przewodnik i uzupełnić go o swoje doświadczenia. Podczas organizacji należy zadbać o dwa ważne obszary: organizację stoiska oraz formalności.
Przygotowania warto zacząć od zastanowienia się nad wyborem cmentarza. Jak dotąd stawialiśmy akcje na małym Cmentarzu Wawrzyszewskim i wielkim Cmentarzu Bródnowskim. Pierwszy miał tę zaletę, że byliśmy tam jedynymi harcerzami. Na Bródnowskim był za to istotnie większy ruch. Można też spróbować robić akcję na dwóch cmentarzach.
Oczywiście na cmentarzu należy również wybrać stoisko. Zwykle robi się to ostatecznie dopiero przy składaniu wniosku, ale już wcześniej warto ściągnąć z internetu mapki z organizacją ruchu wokół cmentarza i zastanowić się nad najlepszymi punktami. Ogólna zasada jest taka, że im większy strumień ludzi tym lepiej i im mniej harcerzy przed nami w tym strumieniu tym lepiej. Dlatego najlepsze są miejsca przy bramie (dużo ludzi) oraz blisko przystanków (dużo ludzi, a na dodatek jesteśmy pierwszymi harcerzami po drodze), przy czym te blisko przystanków są bardziej osiągalne. Istotne jest, aby znajdowały się one przy głównym szlaku, którym podążają ludzie. Warto też pytać przy załatwianiu miejsca, gdzie zwykle jest najwięcej harcerzy i unikać tych obszarów.
Może się zdarzyć tak, że zarządzanie miejscem przy cmentarze rządzi się „swoimi prawami” i w związku z tym dostaniemy coś na odczepne. Wtedy warto uczynić z tego miejsca bazę wypadową dla desantów. Ze względu na to warto też załatwiać miejscówkę nawet i rok wcześniej. Polecam upatrywanie takiego miejsca podczas samego Znicza.
Ważny też jest też fakt, iż istnieją stali klienci harcerzy, którzy zapamiętują gdzie w zeszłym roku kupowali i właśnie tam nas szukają.
Na początek podam podstawową zasadę organizacji Znicza. Oczywiście tak, da się go postawić od strony organizacyjnej prawie wyłącznie w 1 osobę, tylko po co? Nie szkoda nam czasu? Głównoorganizujący jest od myślenia, nie od biegania za drobiazgami. Doświadczenia pokazują, że im bardziej zleci się twarde rzeczy i zostawi sobie myślenie nad strategią efektywnego zarobku i koordynowaniem działań, tym wyższe zarobki z Akcji Znicz.
Warto na samym początku zastanowić się również, jaki charakter będzie miała akcja: ile dni będzie trwała, na ile ludzi można liczyć i tak dalej. W 2010 akcja trwała dwa dni, niedzielę i poniedziałek (1). W 2011 akcja obejmowała aż cztery dni: sobotę, niedzielę, poniedziałek i wtorek (1). Największy urobek był 1 XI we wtorek, za to w sobotę był prawie zerowy. W 2012 akcja była dwudniowa, zaobserwowano, że na cmentarzu Bródnowskim największy ruch i utarg był 1 XI (piątek) w godz 10:00-15:00, a w sobotę już z 5 krotnie mniejszy.
Obserwacje z 2013, cmentarz Bródnowski:
„(1 XI) Ruch zaczął się przed 8. Największy był ok. 10-13. W okolicach 14 nastąpiła przerwa obiadowa i nie przychodził prawie nikt. Potem ruch utrzymywał się na niskim poziomie do wieczora. Po zmroku cmentarz ma dodatkowy urok, toteż na pewien czas ruch się jeszcze zwiększył, po czym stopniowo spadał, aż daliśmy sobie spokój koło 20.”
Organizatorze, przemyśl dobrze swoje plany pod tym kątem! Być może w niektóre dni nie warto rozkładać stoiska, a na inne warto rozłożyć nawet dwa stoiska.
Nie święci znicze lepią, ale harcerze też nie. Trzeba je więc kupić. Tym również warto zająć się odpowiednio wcześniej, co najmniej na dwa tygodnie przed akcją. Pierwsze pytanie, to za ile. Na Bródnowskim kupiliśmy znicze za 3000 zł i musieliśmy dowozić dwa razy. W sumie wyszło ok. 4000 zł. Na Wawrzyszewskim kupiliśmy za 660 zł i dokupowaliśmy trzykrotnie, w sumie ok. 1500 zł. W 2012 kupiliśmy od razu zniczy za 6000 zł i oddaliśmy z powrotem bez problemu ok. 30%. Wniosek: nie bać się zamówić sporo zniczy. Współpracowaliśmy jak dotąd z dwoma hurtowniami:
Dobrze za każdym razem zrobić ponowne rozeznanie w ofertach hurtowni i poprosić je o aktualne cenniki. Dobrze też, jeśli informacje o cenach hurtowych znajdą się na stoisku, ale o tym dalej. Znicze można składować w magazynku w Staszicu. Aby uniknąć kłopotów jeśli zjawimy się w magazynku późnym wieczorem (po 22), można udać się do p. dyrektor po zgodę na dostęp do magazynka w tych godzinach. To rozwieje wszelkie wątpliwości u ciecia. Można też dogadać się z jakąś osobą mieszkającą blisko cmentarza i składować znicze u niej. Poza tym wielu harcerzy po prostu nocuje ze swoimi zniczami na stoisku albo zostawia je w wynajętym samochodzie dostawczym na terenie cmentarza. W 2013 roku skorzystaliśmy z tego pomysłu. Najpierw składowaliśmy znicze w hufcu, a następnie nocowaliśmy z nimi przez 3 noce w dyszce pod Bródnowskim.
Ciekawym pomysłem, ale jeszcze nie sprawdzonym jest hurtowy zakup zniczy dla rodziców harcerzy i znajomych. Ma to te zalety, że dzięki temu rodzice oszczędzają na zniczach, które i tak by kupili, oraz wspierają działalność drużyny, dzięki czemu możliwe, że w ciągu roku harcerskiego również mniej wydadzą.
Problem polega na tym, że trzeba by się rozeznać w preferencjach rodziców i naszych znajomych, bo jednak ostatnio zdobywane znicze do najładniejszych nie należały.
Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że małe znicze sprzedają się w największych ilościach i dają największe marże, ale warto kupić też trochę zniczy dużych, bo ludzie o nie pytają. Poza tym popularne są znicze gliniane („gliniaki”, „kopciuchy”). Ludzie często pytają też o wkłady do zniczy w różnych rozmiarach. Ogólnie ważna jest różnorodność. Przyjęliśmy też strategię, że trzymamy się zniczy o prostych, klasycznych kształtach i kolorach (miodowy, czerwony, biały), ponieważ lepiej pasują do harcerskiego stoiska.
Białych zniczy zwykle dużo zostaje pod koniec akcji. Statystyki pokazują, że ok. 50% zniczy na grobach to znicze białe, 40% czerwone, 8% zółte i mniej więcej można się takich proporcji trzymać. Przy czym niewiadomo, czy czasem nie wynika to z faktu, że białych i czerwonych jest najwięcej na rynku. Warto spróbować przechylić proporcję trochę na korzyść kolorowych zniczy. Klienci poszukują też zniczy tzw. zalewanych, gdyż palą się one zdecydowanie dłużej. Warto mieć je w różnych rozmiarach i dużych ilościach. Z czego nieduże P6 schodziły swego czasu jak ciepłe bułeczki i były różnokolorowe.
Można kupić długie zapałki zniczowe, chociaż zwykle nie ma na nie szału. Warto też z wyprzedzeniem kupić tanie zapałki w Biedronce w dużych ilościach (rzędu 400-500 pudełek). W 2011 nakleiliśmy na nich nasze logo i adres strony z informacją o tym, jak przekazać 1% na rzecz drużyny. To fajny pomysł, aby dorzucać firmowe zapałki, jednak sprawdzono, że wielkich korzyści z tego nie ma. Być może inaczej by to działało na rodziców harcerzy.
Warto też pamiętać, że im później zamówimy znicze w hurtowni, tym większy będziemy mieli problem ze zdobyciem konkretnych ich rodzajów, bo będą poprzebierane.
Akcja oczywiście nie ma szans się odbyć bez ludzi, którzy by stali na stoisku. Powstała koncepcja, żeby wprowadzić podział pracy: wędrownicy przede wszystkim organizują akcję, a harcerze młodsi i zuchy stoją na stoisku. Podział ten ma swoje uzasadnienie, gdyż klienci chętniej kupują od słodkich małych harcerek, niż od dorosłych, którzy na dodatek mogą się podszywać pod harcerzy. Organizator akcji powinien skoordynować udział drużyn młodszych w akcji. Jest to niezwykle ważne np. w 2012 roku zdaje się, ze tylko dzięki kilku dziewczynkom z Puszczy cokolwiek zarobiliśmy 2 dnia akcji! Doświadczenie pokazuje, że samo „kopanie” drużynowych może nie wystarczyć do zebrania zadowalającej ilości harcerzy. Wypada bardziej zaangażować się w przedsięwzięcie i zorganizować np. część zbiórki o gospodarności – w kontekście Znicza. Poza tym prawdopodobnie dużo da sama rozmowa z rodzicami i zmiana ich myślenia a propos 1XI. (W końcu to dość głupie pchać się na cmentarze wtedy kiedy są tłumy, kiedy obejście ich zajmuje pół dnia. To chyba ma być okres zadumy, nie? Poświęcony pamięci zmarłych, a nie żywych. Lepiej pojechać 2 dni wcześniej lub później i więcej czasu spędzić na tym na czym się powinno. PLub)
Z ludźmi bywa niestety tak, że często do ostatniej chwili nie zgłaszają się na akcję, a później wpadają chmarą i robią rozwałkę, która nie pasuje do tego święta. Należy się usilnie bronić przed takim schematem, bo nie wróży niczego dobrego dla akcji. Jeden z pomysłów jest taki, że z góry ogłasza się, że pieniądze na poszczególne drużyny zarabiają tylko Ci co zostali na daną godzinę wpisani lub inaczej dogadani z organizatorem Znicza. Ponadto Szef zmiany powinien być na tyle charyzmatyczny, aby był w stanie wyprosić rozwałkowiczów.
Desantem jest wysłanie grupki ludzi z mini stoiskiem i ulokowanie ich na czarno w jakimś dobrym miejscu na głównym szlaku prowadzącym do cmentarza.
2011: „Inne drużyny zarabiają grube tysiące, robiąc „desanty”. Są tacy, którzy twierdzą, że to nielegalne ergo nieharcerskie. Inni twierdzą, że ryzyko poniesienia jakichkolwiek konsekwencji jest minimalne, a przecież Każdy Tak Robi.”
Doświadczenie pokazuje, że ani Straż Miejska, ani Policja nie przejmuje się desantami, pilnuje tylko aby nie utrudniali ruchu pieszym i w razie czego przepędza. Chociaż powinni wlepiać mandaty o wysokości 500 zł.
Miejsce pod desant trzeba załatwiać już ok. 5/6 rano, nie można ich kupić, więc kto pierwszy ten lepszy. Warto mieć przygotowanych ludzi na przejecie miejsca. Kluczem do sukcesu są: desant + harcerze młodsi! Dorośli zdecydowanie nie nadają się do tej roboty. Podejrzewam, że również płeć desantu ma znaczenie.
Aby desant dobrze funkcjonował potrzebne są:
Kluczowe jest to aby załawić desanty i ludzi do ich obsługi na 1 XI w godz. 8 – 14, wtedy jest największy ruch. 2013: „Podejrzewam, iż da się wtedy opchnąć całość zniczy.”
(Zajrzyj do działu „Planowanie akcji” - Obserwacje 2013)
Jest to wbrew pozorom bardzo trudne zagadnie i do tej pory nie udało się dopracować sprawiedliwego systemu.
Zwykle robiliśmy to na zasadzie roboczogodzin. Problematyczna jest „wycena” działalności organizatorów. Aby uniknąć zgrzytów, trzeba te problemy obgadać przed akcją.
W 2012 istniał system np. taki: drużyny zbierają roboczoosobogodziny według schematu:
| Kto | Stare Żbiki | Żbiki | Puszcza | Skrzat | Szczep | |
| Euzebiusz | 0 | 0,7 | 0 | 0,3 | 0 | |
W 2013 roku doszły mnożniki do poszczególnych godzin:
System ten spowodował, że w zeszłym roku 72% zarobionych pieniędzy zostało podzielonych miedzy sprzedających znicze, a reszta między organizujących stoisko.
Na stoisku potrzebujesz trochę sprzętu. Należy sprawdzić z wyprzedzeniem jego stan.
Na stoisku potrzebne są również:
Obecność odpowiedniego samochodu jest niezwykle istotna w kilku kluczowych momentach Znicza. Przede wszystkim trzeba jakoś przetransportować sprzęt i ew. znicze na cmentarz. Najlepiej jest zrobić to możliwie małą ilością kursów. Z doświadczenia wiadomo, że kursy niepotrzebnie zajmują dużo czasu i kosztują. Obrócenie cm. Bródnowski – hufiec – c. Bródnowski trwa 1,5 – 2 h… Dlatego też należy poszukiwać dużych samochodów transportowych. W przypadku rozstawienia „bazy” pod dychą w zasadzie pozbywamy się problemu związanego z codziennym transportowaniem rzeczy z i na stoisko. Podobnie zostawiając samochód transportowy ze wszystkim na noc pod cmentarzem.
Dobrym pomysłem jest posiadanie czegoś mobilnego na stałe, aby nie mieć problemów w razie braków w zaopatrzeniu.
Ciekawym pomysłem praktykowanym przez harcerzy jest rozstawienie dychy pod stoisko dzień przed akcją i prowadzenie go przez cały weekend. Zaletą tej opcji jest to, że jesteśmy przygotowani do prowadzenia sprzedaży od samego rana. W porównaniu z sytuacją kiedy rozstawiamy altankę z rana przy niewystarczającej ilości osób i jednocześnie obsługujemy klientów, jest to bardzo wygodne (nie tracimy potencjału). No niestety miejscówka pod dychę dużo kosztuje, na Bródnowskim w 2013 było to 900 zł, ale było warto, bo się zwróciło.
Drugą sprawą jest to, że należy znaleźć ludzi do pilnowania w nocy stoiska. Praktykowaliśmy po 2 osoby i to jest dobre wyjście. Należy takich śmiałków przygotować na zimne noce (śpiwory – koniecznie puchówki, koce, jedzenie, ciepła herbata, kanadyjki). Dla wędrowników jest to dość atrakcyjna opcja ;). Najlepiej jest odpowiednio tak ułożyć grafik, aby śmiałków szybko z rana zmienić, bo będą zmęczeni. Słabo się śpi na stoisku - chodzą agregaty, handlarze głośno rozmawiają, śmieją się itd.
Kiedy już wszystko przygotujesz i załatwisz, czas na samą akcję.
Powinna być to osoba odpowiedzialna, która będzie w stanie podejmować bieżące decyzje w imieniu organizatora Znicza.
Jej obowiązki są do ustalenia, z doświadczenia wynika na to, że są to:
Żeby akcja była legalna niezbędne są trzy rzeczy: zgoda od Chorągwi na przeprowadzenie akcji zarobkowej, pozwolenie na handel w danym miejscu udzielone przez odpowiedni urząd, a na koniec rozliczenie akcji. Tak naprawdę organizowanie „Znicza” zaczyna się od tych rzeczy i na nich kończy.
Zasadniczo z handlem przy cmentarzu coś wspólnego mogą mieć: Zarząd Dróg Miejskich, Wydział Infrastruktury lub podobny przy Urzędzie Dzielnicy i Zakład Gospodarowania Nieruchomościami danej dzielnicy. Nieoceniony jest Biuletyn Informacji Publicznej Urzędu Miasta, gdzie można znaleźć bezpośrednie telefony do poszczególnych urzędników. W poszukiwaniu informacji należy dzwonić do skutku, chociaż wizyta w urzędzie czasami jest bardziej owocna. Zwykle procedury załatwiania miejsc zaczynają się gdzieś we wczesnym październiku, więc należy interesować się tym najpóźniej w połowie września (czasami już w 2 połowie września). Jak dotąd znamy dwa casusy, jeśli chodzi o procedurę załatwiania miejsca na cmentarzu.
Odpowiedzialnym urzędem jest Zakład Gospodarowania Nieruchomościami nr 2 Dzielnicy Targówek Miasta Stołecznego Warszawy przy ul. Toruńskiej 88. Nr tel:+48 22 594 07 00
2012: Próbowaliśmy zdobyć 2 miejsca na jeden podmiot składający. Dostaliśmy jedno i dokładnie to samo co w 2011. Być może warto składać podania 2 podmiotami, aby uzyskać 2 miejsca. Ryzyko jest takie, że będą one obok siebie. A może lepiej na 2 cmentarzach?
Zgodę tę załatwia się w budynku Chorągwi przy ul. Piaskowej 4. Jest na stronie Chorągwi dokument z zasadami organizacji akcji zarobkowych, w którym znajdziemy też wzór podania o taki wniosek. Na wszelki wypadek załączam go również do tego przewodnika. Na wniosku musi widnieć podpis Komendantki Hufca – warto go odpowiednio wcześniej zdobyć. Poza tym przy wypełnianiu wniosku może pojawić się kilka pytań.
W czasie akcji nie wolno wjeżdżać pojazdami zmechanizowanymi na teren cmentarza. Na Cm. Wawrzyszewskim nie było chyba większego z tym problemu, ale na Bródnowskim jest dużo Straży i Policji. Przepustki załatwia się w Zarządzie Dróg Miejskich na ul. Chmielnej 120 (przystanek tramwajowy pl. Starynkiewicza). Należy sprawdzić wcześniej do którego wydają je (ostatnio było o włos i co ważne nie da się zrobić tego od ręki), mieć kopię dowodu posiadania miejscówki przy tym cmentarzu (którą się składa wraz z wnioskiem), pieczątkę drużyny/szczepu i numer rejestracyjny samochodu (w 2012 jechaliśmy na losowym, ale jakby się znalazł służbista, to było by nie fajnie) Wniosek: o samochodzie myślimy przed załatwianiem zgody w ZDM'ie.
W 2011 co prawda nie mieliśmy przepustki i udało nam się uniknąć mandatu, ale może lepiej nie ryzykować. Jeśli już nie mamy przepustki, należy działać prewencyjnie: kierowca musi mieć tywkę i zanim stróż prawa go zauważy, podjechać do niego i z zaskoczenia spytać grzecznie, czy może wjechać.