Obsługa Uczestników to bardzo małe, ale istotne zagadnienie przygotowawcze. Cechuje je znaczna różnorodność. Obejmuje kwestie formalne, zbieranie informacji od uczestników, sprawy związane z bezpieczeństwem i niewielkie zadania z różnych dziedzin. — Arek Betkier 2013/08/19 15:00
Praca grupy Obsługa Uczestników łatwo dzieli się na małe zadania, które można zlecać pojedynczym osobom. Terminy są bardzo ważne – bez nich rzeczy się wloką. Poniżej znajdują się ogólne wskazówki – należy do nich załączyć mózg i rozplanować po swojemu. Lista zadań dotyczy obozu Czarnogóra 2013, który późno zaczął się organizować i sporo początkowych zadań zrobił komendą. Generalnie tej grupie należy dać też wszelkie zadania związane z reklamowaniem obozu i informowaniem.
Od wszystkich należy zebrać (możliwie wcześnie) imię, nazwisko, PESEL, paszport, etc. Do ustalenia z komendą. Przydaje się chociażby przy kupowaniu biletów lotniczych.
Najbardziej odpowiedzialne zadanie Obsługi Uczestników. Należy przejrzeć warunki ubezpieczeń i zaproponować dla obozu coś, co będzie obejmowało dany kraj i trekking do odpowiedniej wysokości (w szczególności upewnić się co do Euro26 i ISIC). Potem należy wysłać ludziom instrukcję obsługi i deadline na wyrobienie – najlepiej na długo przed wakacjami, bo wtedy nie dają kolejek. Przy okazji warto się dogadać np. z Transportem w sprawie zniżek – jeśli któraś karta daje mocną zniżkę, to może lepiej mieć ją niż inne ubezpieczenie. Następnie należy zadbać, by na obozie była instrukcja w razie wypadku – przynajmniej jedna sztuka na każdy rodzaj ubezpieczenia.
Zaktualizować (nazwa obozu, termin, trasa), rozesłać i zebrać. Częściowo formalność, ale są tam też istotne informacje zdrowotne (dlatego warto zbierać z dużym wyprzedzeniem).
Przygotować w porozumieniu z komendą i wysłać uczestnikom. Jeśli mamy nowych ludzi, to warto wysłać w miarę na początku przygotowań, żeby wiedzieli jaki sprzęt zakupić. Ostateczną wersję najlepiej wysłać niedługo przed obozem, żeby nie zaginęła.
Wpierw, absolutnie i jak najwcześniej, należy upewnić się, że poprawki do piosenek z ostatniego obozu zostały wprowadzone tam gdzie trzeba – w razie potrzeby nakopać osobę odpowiedzialną. Następnie należy stworzyć playlistę do nowego śpiewnika – najlepiej zebrać preferencje od uczestników, dać im na to sporo czasu i co jakiś czas przypominać – to zwiększa szanse na fajne nowe piosenki. Warto zebrać od ludzi zamówienia na prywatne kopie śpiewników za prywatną kasę – wówczas publiczne śpiewniki trafią po obozie do gitarzystów i będą się pojawiać na wyjazdach, a nie będą się kisić w domach zdefraudowane przez losowe osoby, które bardzo chciały mieć kopię. Następnie należy złożyć śpiewnik i wydrukować w paru kopiach w tanim punkcie druku. Warto przy tym wyróżnić śpiewniczek poprawniczek, żeby było go łatwo znaleźć w stercie śpiewników. Dla urozmaicenia można wyprodukować małe naklejki ze zdjęciami z poprzednich obozów, które potem wkleja się w różne miejsca śpiewnika.
Zebrać pomysły i wymagania od grupy Program, a następnie stworzyć projekt. Warto zrobić to wcześnie – wówczas można dać pod głosowanie parę propozycji. Następnie znaleźć tani punkt znaczkowy i zrealizować – z tym raczej nie ma pośpiechu.
Zestawy alarmowe służą zwiększeniu bezpieczeństwa uczestnika – zarówno w cywilizacji, jak i w górach. Standardowo zawierają:
Oprócz tego warto umieścić karteczkę z sygnalizacją alarmową w górach i ew. alfabetem morse'a. Warto się też zastanowić nad silniejszą metodą sygnalizacji w górach (np. petardy, flary – może 1 na zastęp). Poza tym warto na karteczce zrobić miejsce na conajmniej 2 dodatkowe numery telefonów – z zakupionych na miejscu kart SIM.
Całość należy odpowiednio popakować w torebki strunowe, żeby zabezpieczyć. Uwaga – świeczka psuje zapałki w bezpośrednim kontakcie.
Warto na miejscu kupić ze dwie karty SIM. To pozwala łatwiej komunikować się z busiarzami czy innymi localsami i na wypadek ew. podziału obozu (choćby w transporcie). Przed obozem należy sprawdzić oferty i usługi czy promocje, które mogą się przydać, oraz dowiedzieć się jak się je włącza (polecamy promocję: 1 darmowy numer). Oczywiście należy mieć telefon bez SIMlock'a (SIMlock to taki starożytny feature do telefonu, który nadaje telefonowi moc niedziałania z kartami innego operatora niż ten, u którego był kupiony – wiele osób to jeszcze ma, choć zostało już zbanowane przez UE).
Warto nie-na-ostatnią-chwilę zająć się salą. Zwykle załatwia się salę gimnastyczną LO lub ew. gimnazjum na termin na parę godzin przed odjazdem (uzgodnić z komendą). W tym celu należy wydrukować odpowiednie podanie, podpisać osobą odpowiedzialną, udać się do p. Belki i umówić na salę, przekazać podanie do podpisu dyrekcji, a następnie udać się do p. Belki z podpisanym podaniem. Treść podania należy uzgodnić z komendą, wzór bierze się od osoby, która robiła to ostatnio (Julita).
Coś dla osób, które pomogły nam na obozie. Mogą to być ładne kartki z podziękowaniami. Nie zapomnieć.
Obsługa Uczestników komunikuje się z komendą w kwestii bezpieczeństwa i danych osobowych. Ponadto ogarnia zniżki w ramach ubezpieczeń (info m.in. do transportu). W sprawie znaczków obozowych uderza do grupy Program. Prawie każde zadanie wymaga komunikacji z całym obozem, przy czym osoby nie trzymające się terminów trzeba twardo nękać telefonicznie.