To jest stara wersja strony!
====== Finanse + Dokumenty ====== by PLub ===== 1. Charakterystyka ===== Grupa przygotowawcza Finanse ma za zadanie zapewnić każdej grupie wystarczającą ilość pieniędzy, oraz zachować tani charakter drużynowych obozów. Do jej obowiązków należy: * oszacowanie kosztów * zebranie pieniędzy * wymiana walut * dystrybucja kasy na obozie * rozliczenie obozu * wypełnienie odpowiednich dokumentów dla MEN'u i Chorągwi * w razie potrzeby konsultacje ze skarbnikiem hufca W zasadzie praca tej grupy skupia się wokół gruppenfuhrera, bo większość zadań opiera się na myśleniu. Zaleca się jednak zlecanie punktów, które wymagają murzynienia. Szef grupy nie musi wymieniać walut, czy przyklejać paragonów na spotkaniu rozliczeniowym, on jest od kminienia. ===== 2. Oszacowanie kosztów ===== Praca grupy zaczyna się już przed zgłoszeniami, wtedy to trzeba oszacować koszt obozu. W tym celu należy zgłaszać się do innych gruppenfuhrerów. Pamiętajmy o zapewnieniu odpowiedniego zapasu do inwestycji – najlepiej 10 % budżetu. Na obozie do Czarnogóry w 2013 wyglądało to tak jak niżej. W nawiasie prawdziwe wydatki. * Trasa 7,5% (1,5%) * Transport 57,7% (71,2%) * Program 1,5% (0,5%) * Zaopatrzenie 16,0% (16,6%) * Sprzęt 1,5% (2,5%) * Finanse 4,0% (6,8%) * Obsługa uczestników 1,8% (0,9%) * Zapas 10,0% Oczywiście w zależności od tego ile ten obóz trwa, oraz jak daleko ten kraj jest od Polski koszty rozkładają się inaczej procentowo. Zazwyczaj przyjmuje się stawkę żywieniowa na osobodzień 12 zł. Jest to wystarczające. Grupa Finanse musi dysponować odpowiednią kasą na potrzeby rozliczenia obozu. 5,5% budżetu obozowego zostanie oddane Chorągwi. Ponad to weszła nowa zasada, na podstawie której każdy uczestnik obozu harcerskiego musi mieć opłaconą składkę członkowską. Jeżeli ktoś nie ma jej opłaconej, to należy mu o tym przypomnieć. Na podstawie tych oszacowań generuje się ogólna cenę wyjazdu i można zacząć zgłoszenia na obóz. ===== 3. Zbieranie pieniędzy ===== Niby nic tu skomplikowanego, a jednak. Składki członkowskie opłacamy w kwietniu, z czegoś to musimy zrobić. Dodatkowo ludzie maja tendencje do zgłaszania się późno i wycofywania się, co generuje rozwałkę i brak możliwości opracowania składów zastępów. Zalecam ogłoszenie pierwszej niezwracalnej składki w wysokości jedynie 100 zł, jako końcowy termin zgłoszeń już w lutym/marcu, a następne w jakiś sensownych odstępach. Sprzęt najchętniej wydaje kasę już w maju, Zaopatrzenie w czerwcu/lipcu, natomiast z Transportem różnie to bywa. Nie zakładajmy własnej kasy, skoro można ją spokojnie zebrać od uczestników. Tylko trzeba to zrobić z mózgiem i dać ze 2 tyg. na wpłatę. ===== 4. Wymiana walut ===== Z wymianą pieniędzy związane są następujące problemy: gdzie? i ile? O ilości należy pytać odpowiednich gruppenfuhrerów, powinniśmy również zadbać, aby zapas był w odpowiedniej wymienialnej w innym kraju walucie, np. EUR lub USD. Trudno zadbać by kurs wymiany za granicą był korzystny, ale warto wysyłać zwiady i sprawdzać kursy. Natomiast możemy poszukać w Warszawie kantorów z dobrymi kursami, w szczególności czy w danym kantorze da się wymienić tanio wszystkie waluty, czy lepiej w kilku. Nie należy zlewać tego twierdząc, że różnice są w groszach. Proste wyliczenie: Mamy 2 kantory, w których odpowiednio 1 EUR = 4, 24 zł i 4, 23 zł. Przykładem Czarnogóry (2013) kupujemy 1600 EUR i w pierwszym przypadku płacimy 6784 zł, a w drugim 6768 zł. Różnica 16 zł – sporo nie? No, a z moich obliczeń z tego obozu przepłaciliśmy w sumie ok. 400 zł. Możemy również zebrać wcześniej deklaracje i kasę od osób, które chciałyby swoją prywatę wymienić po dobrym kursie razem z pieniędzmi obozowymi. ===== 5. Podczas obozu ===== ==== Kiszenie kasy ==== Podstawową zasada jest to, aby nie trzymać całej kasy w jednym miejscu. Zgubi się, ktoś kogoś okradnie i nieszczęście murowane. Podobnie nie obnosimy się z kasą na widoku, nie pokazujemy jej lokalsom itp. Co by nie było wartości są tam znaczne. Najlepiej rozdzielić kasę pomiędzy konkretne osoby na przechowanie. Niech schowają ją gdzieś głęboko i w taki sposób, aby przez przypadek nie zamokła i nie wypadła. W odpowiedniej chwili przychodzi się po jakąś ilość i tyle. Pamiętajmy, aby z wyprzedzeniem poinformować, że taka kasa będzie potrzebna, przecież leży głęboko. Podobnie jak oddajemy kasę, to przed spakowaniem się danej osoby. Nikomu nie będzie się chciało rozbebeszać połowy plecaka. Na pewno schowa ją do kieszeni, a to rodzi niebezpieczeństwo. ==== Kasjer ==== Niezwykle pomocne jest posiadanie osoby, która pomaga przy finansach na obozie tzw. kasjera. Zleca się takiej osobie część obowiązków, np. zbieranie faktur i paragonów, wpisywanie ich w odpowiednio stworzonym arkuszu, liczenie aktualnego stanu kasy itd. Jeżeli stworzysz mądry system, to nie zarobicie się na śmierć i wystarczą ze trzy godzinne spotkania podsumowujące, aby mieć wszystko pod kontrolą. Pamiętaj, Ty jesteś od myślenia, a system musi dostarczać Ci potrzebnych informacji. (Pozytywnie przetestowane na Czarnogórze w 2013, niebo w porównaniu z Ukrainą 2012, gdzie szef finansów zmarnował kilka dni nad papierkami i jeszcze nie wiedział na czym stoi :/) ==== System ==== No właśnie, jak tu zrobić, aby się nie narobić. Można różnie, ja zrobiłem na Czarnogórze tak: Oczywiście wpisujemy dane na temat danego "papierka": data, dokładny opis (to jest ważne!, "artykuły spożywcze" nic nie mówią nam, równie dobrze można nic nie pisać, natomiast "benzynka - Kolasin" dużo więcej), cena w danej walucie i cenę w PLN. A później zastosowałem taki trik, że odejmowałem od kwoty oszacowanej dla danej grupy przygotowawczej i wiedziałem ile kasy zostało jeszcze danej grupie. Gruppenfuhrerzy mając aktualny stan są w stanie powiedzieć Ci czy to dobrze, czy źle i ile jeszcze spodziewają się wydać. W razie potrzeby liczysz aktualny stan awarii, a wnioski dostarczasz komendantowi. Proste, nie? Oczywiście na boczku liczysz jeszcze stan kasy w danej walucie. ==== Awaria ==== Najlepiej zapobiegać wcześniej takim sytuacją i trochę dłużej planować. Tu trzeba improwizować. Jeżeli brakuje Ci trochę waluty np. jesteś przejazdem gdzieś i Zaopatrzenie skapnęło się, że chce zrobić zakupy na jutrzejsze śniadanie, to można pożyczyć od obozowiczów. W innym przypadku należy mieć w pogotowiu jakąś uniwersalną kartę płatniczą do konta z zapasem kasy. Pamiętaj jednak, że wyciąganie kasy jest drogie. ===== 6. Dokumenty ===== Należy je zbierać! Idziecie na zakupy. Zbierać! Idziecie po prywatę. Zbierać! Leży sobie bezpańsko na kasie. Zbierać! Tylko odpowiednio sortować. Nie wiadomo co się przyda przy oficjalnym rozliczeniu i lepiej dmuchać na zimne. Faktury zbieramy na wszelkie możliwe operacje, te wykonane przelewem również. **Uwaga! Przelew można wykonać tylko z konta hufcowego!** ===== 7. Rozliczenie obozu ===== Najlepiej jest zrobić po obozie imprezkę rozliczeniową. Trzeba poprzyklejać wszystkie dokumenty na kartki A4 i poopisywać z tyłu : "Drugostronnie wymienione artykułu zostały spożyte/zużyte, przez uczestników na obozie 21. WDW Stare Żbiki w .... w dn. ...." i niżej "Kwotę ...przeliczono po kursie ....", "Sprawdzono pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym", "Kwotę ... zatwierdzam do wypłaty." I pod każda linijką podpis kwatermistrza, a na końcu komendanta. Jeżeli nie wiemy jak opisać, to zwalajmy na program: "Drugostronnie wymieniona menażka została zużyta w celach programowych przez uczestników obozu 21. WDW Stare Żbiki w Czarnogórze w dn. 29.07.2012." Benzynki niestety nie da się rozliczyć, bo panie w Chorągwi usilnie będą szukały tego samochodu, w którym ja wypaliliśmy. Istnieją dwa sposoby zbierania kasy na obóz: - Zbieramy do ręki i wypisujemy odpowiednie KP, da się też wypisać zbiorcze KP, wtedy tworzymy w oddzielnym dokumencie listę wpłat - Zbieramy na konto w hufcu, a następnie wyjmujemy razem z odpowiednim KW. Ważne jest to aby śledzić aktualny sposób oficjalnego rozliczania obozów. Polecam stronę [[http://www.stoleczna.zhp.pl|Chorągwi]] i szukamy dokumentów dotyczących rozliczenia HALiZ. [[http://sloneczko.staszic.waw.pl/dokuwiki/doku.php?id=private:druzyna:nieoficjalne_rozliczenie_obozu|Szczegóły]] ===== 8. Dokumenty dla Chorągwi i MEN'u ===== Trzeba co roku przeczytać sobie na stronie [[http://www.stoleczna.zhp.pl|Chorągwi]] jakie są aktualne sposoby rejestracji obozów i ich rozliczania. Szukamy w materiałach dotyczących HALiZ. W 2013 roku było tak, że na min. 21 dni przed rozpoczęciem obozu składało się do Chorągwi: * 3 egz. raportu przedobozowego zaakceptowany przez Komendanta Hufca * 3 egz. preliminarza finansowego, podpisanego przez komendanta obozu, zaakceptowanego przez komendanta hufca oraz skarbnika hufca, * 3 egz. zatwierdzonego przez komendanta obozu i hufca planu pracy, który powinien zawierać: - informację o organizatorze, terminie, miejscu obozu, - charakterystykę uczestników, - wykaz kadry z podziałem obowiązków, - założenia programowo – organizacyjne, - cele wychowawcze, - rozkład zajęć na poszczególne dni, - plan dnia * 2 egz. wydrukowanego zgłoszenia wypoczynku do Kuratorium Oświaty za pośrednictwem strony: [[www.men.gov.pl|www.men.gov.pl]] (wypoczynek zakłada osoba oddelegowana z hufca, nie my, trzeba wziąć od niej login i hasło) Pamiętajmy, że aby złapać odpowiednia osobę do podpisu danego dokumentu potrzebujemy trochę czasu. Lepiej jest zrobić to dużo wcześniej i nie stresować się, czy w Chorągwi zdążyli przesłać dokumenty do MEN'u przed deadlinem w ministerstwie, czy też nie. Na rozliczenie oficjalne i złożenie papierów w Chorągwi mamy 21 dni od daty zakończenia obozu. Ważne! Sprawdź aktualny stan informacji!
